浅谈我院科研课题的档案管理

近几年，随着我院科研工作的提升，各类科研课题立项数目逐年增多，因而产生了大量的科研课题档案资料。随着科研课题这些年来的增加，对课题档案形成的过程中，加强管理已到了刻不容缓的阶段。 由于医院的科研档案是记录我院各类科研项目的第一手材料，它最原始地记载了我院科学研究过程中的各类数据、图表、实验结果。医院科研档案又具有周期性长、专科性强的特点，它蕴藏着大量的科技成果、技术核心材料、专利、等科技信息，一个科研过程不管与预期的结果是否相符，都为后人提供了科学依据。这些重要的信息都应当长期保存。我院的科研档案由科研处负责保管及负责对科研课题的管理，无论国家级，省部级、市级及院内科研项目，这样就保障了科研课题档案材料的完整。 一、课题实施前档案的管理 科研课题须经开题报告后方可实施，每一个科研课题无论在人力、财力、时间上都要花费很多，科研档案在开题报告后设立，科研处负责建档，每个科研课题设立单独的一个档案盒。选对题是科研的最基本要素，而科学论证则是选准课题、管好课题的前提和保证。搞好课题论证，把好选题质量关，注意抓好课题初审，实践证明，搞好课题论证有利于帮助科研人员获得最佳的研究方案，我院的学术委员会对科室申报的课题进行初审，审查课题负责人是否具备申请资格（在研课题不能超过两项），课题的创新性、可行性、实用性、合理性等原则；另外，要对课题所处学科专业领域的发展趋势进行调研并进行检索查新，参考调研、检索查新结果确定是否推荐立项。使立项课题研究有较高的起点，紧跟学科前沿，保持研究成果的能高于临床又服务于临床。这样一轮下来科研档案就包括开课报告，查新报告，检索证明，学术委员会提供的材料，上级下达科研课题的立项批文、协议，科研课题申请书，项目计划书。 二、课题实施阶段档案的管理 虽然课题在申报之时就已有确定的目标和技术路线，但由于实施过程中涉及到病例数、科研经费等诸多因素的影响，难免会有意想不到的困难和障碍出现。课题的中期管理，是整个课题管理过程中承上启下的重要纽带。及时进行中期跟踪检查与年终考核管理，在课题实施过程中，除定期了解课题进展、经费使用、所达到的技术指标及预计完成时间等方面的情况，同时检查文件材料的形成情况，一般每半年收集一次进展报告，每年年底要求课题组提出阶段总结报告，包括各种科研原始记录（实验记录、病例收集表、总结表、统计表、计算手稿、影象材料等）。在项目进展过程中，如有项目负责人需变更，要及时与上级部门提出申请，反馈意见及时存入档案盒。如有的科研项目在研究过程中与预期的不符，需中止的，必须及时与上级部门勾通中止科研项目，剩余科研经费冻结上交或存入医院科研基金。在现在反腐大的环境下，对科研经费使用的情况，每一张发票都应当复印，留下痕迹有据可查，严格按照项目计划书使用科研经费，确保经费的正确合理使用；科研检查、稽查报告，科研小组讨论记录，各种电子文件，包括图片，课题负责人签字后，科研课题档案再进行阶段整理入档。 三、课题总结阶段档案的管理 科研课题的完成与结题，一般需要2-3年的时间，医学科研人员基本上是医疗一线的医护人员，不是单纯的研究者，他们的本职工作是医疗，研究课题往往是他们业余时间进行的，这使得很多科研课题得不到足够的时间保证，我院科研项目的验收多采用会议验收的方式，由专家审核验收材料，项目是否完成、指标是否达到、经费使用是否合理合规、成果有无推广转化以及汇报资料是否清晰明确等，验收意见最后需要有明确的验收结论：通过验收、暂缓验收或不通过验收。对已通过验收的课题档案包括：（1）研究工作总结报告；（2）论文专著；（3）查新报告；（4）成果被引用、应用证明；（5）申请奖励阶段：①科技成果登记表；②科技成果奖励申报与审批材料；③科技成果获奖材料（奖状、证书）原件或复印件；④专利申请书或证书原件或复印件 总之，通过以上三个阶段对课题档案的收集整理，思路明确，在日常工作基础上不断学习，需要积极主动地发挥管理者的主观能动性。只有在工作过程中不断寻求扎实的知识信息、明确工作内容及工作重点、及时掌握工作方法和熟练工作技能，科研档案管理能力才会不断提升。档案是前人科研工作的真实记录，是后人科研工作的捷径，只有做好科研课题过程的管理，才能使课题研究进入良性循环，保证科研课题档案材料齐全完整。

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